為更好的規(guī)范對外合同往來、加強(qiáng)合同規(guī)范化管理、實(shí)時了解合同狀態(tài)、全局分析合同數(shù)據(jù)、防范經(jīng)營風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)合同電子化管理，降低和規(guī)避合同風(fēng)險，達(dá)到合同規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的管理要求，經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定：建立合同管理系統(tǒng)以提高合同管理工作效率和質(zhì)量。
2019年5月8日，信息管理中心邀請集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，組織風(fēng)險管控中心、財務(wù)管理中心、物資供應(yīng)中心、發(fā)展規(guī)劃中心、銷售中心、人資行政中心召開了合同管理系統(tǒng)項(xiàng)目啟動會。集團(tuán)總經(jīng)理齊寶軍在啟動會上強(qiáng)調(diào)了合同管理項(xiàng)目建設(shè)的必要性，并向各業(yè)務(wù)部門、信息部門以及實(shí)施單位提出了明確要求，要求大家齊心協(xié)力，保質(zhì)保量、準(zhǔn)時高效地完成眾興集團(tuán)合同管理系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)工作，并宣布項(xiàng)目正式啟動。
合同管理項(xiàng)目是2019年集團(tuán)公司啟動的重要信息化項(xiàng)目之一,該項(xiàng)目的建設(shè)內(nèi)容包括：
1、體系化建設(shè)：實(shí)現(xiàn)合同全過程、精細(xì)化痕跡管控，覆蓋合同起草、登記、審批、簽訂、履行、監(jiān)控、評估和查詢統(tǒng)計(jì)等全過程。
2、全面協(xié)同：實(shí)現(xiàn)與ERP、OA、檔案管理等相關(guān)系統(tǒng)的有效集成，數(shù)據(jù)共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、管控一體，避免數(shù)據(jù)孤島、業(yè)務(wù)孤島、管控孤島。
3、合規(guī)管控：規(guī)范合同管理的合同文本、業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化集團(tuán)及分公司合同監(jiān)管力度，有效防控法律風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)法律工作從事務(wù)型向管理型轉(zhuǎn)變。
4、決策管理支持：實(shí)現(xiàn)對合同及相關(guān)數(shù)據(jù)快速查詢、統(tǒng)計(jì)與分析，為企業(yè)管理提供決策支持。
從需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)到系統(tǒng)開發(fā)、實(shí)施上線，項(xiàng)目預(yù)計(jì)在9月底完成。目前項(xiàng)目已開展了為期半個月的調(diào)研工作，得到了集團(tuán)、分子公司各部門領(lǐng)導(dǎo)及同事的積極配合和大力支持，已完成相關(guān)業(yè)務(wù)及信息系統(tǒng)的調(diào)研并出具全面的需求分析報告，下一階段項(xiàng)目組將加快推進(jìn)系統(tǒng)的整體設(shè)計(jì)及功能開發(fā)工作，爭取早日實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)上線。。
合同管理系統(tǒng)的建設(shè)及投用無疑將給全集團(tuán)合同管理工作帶來變革和提升，例如：
1、顯著提升合同管理效率和效益
合同管理信息系統(tǒng)投用后，與傳統(tǒng)手工操作相比，合同平均審批周期將大幅縮短，同時節(jié)約成本。此外，合同在信息系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)和審批可減少文本打印。
2、建立起合同法律風(fēng)險防控的技術(shù)體系
合同標(biāo)準(zhǔn)文本平均使用率將得到很大提高；合同上線率、送審率、審核率及簽約率均實(shí)現(xiàn)100%，為審計(jì)、內(nèi)控管理提供有效的數(shù)據(jù)支持，有效降低和防范合同風(fēng)險。
3、成為生產(chǎn)經(jīng)營科學(xué)決策的重要支撐
合同管理信息系統(tǒng)集成從ERP系統(tǒng)中獲取采購訂單、銷售訂單、財務(wù)憑證及合同履行情況等基本數(shù)據(jù)，便于業(yè)務(wù)人員跟蹤合同履行進(jìn)度、發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)風(fēng)險點(diǎn)。同時建立合同統(tǒng)計(jì)分析報表，對系統(tǒng)收集的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度、圖形化數(shù)據(jù)分析，為生產(chǎn)經(jīng)營決策提供有力支持。
4、增強(qiáng)全員法律觀念、法律意識，提高企業(yè)依法經(jīng)營、合規(guī)管理水平
合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過程也是一個法制宣傳教育過程。以合同管理信息系統(tǒng)為平臺，將依法合規(guī)管理要求固化到業(yè)務(wù)流程和審核審批環(huán)節(jié)中，用信息化手段推動制度的有效落實(shí)，真正實(shí)現(xiàn)法律與業(yè)務(wù)的有機(jī)融合。
合同管理是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)工作的一個基本前提，良好的合同管理能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。我們各級單位、部門應(yīng)該重視合同管理，積極參與合同管理項(xiàng)目，建設(shè)并利用好合同管理系統(tǒng)，執(zhí)行規(guī)范的合同管理制度及流程，有效規(guī)范公司相關(guān)的經(jīng)濟(jì)行為，為企業(yè)及每位員工構(gòu)建良好的發(fā)展環(huán)境。
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